Pansiyon ve apart için otel programı

Büyük otel yazılımları 200 odalı tesisler düşünülerek yazılıyor: SPA modülü, banket, satın alma, depo. 15 odalı bir pansiyon bunların hiçbirini kullanmıyor ama hepsinin bedelini ve karmaşıklığını ödüyor. Küçük tesisin gerçekten neye ihtiyacı var?

Excel tam olarak nerede kırılıyor?

Küçük tesislerin çoğu Excel ve kâğıt defterle idare ediyor. Bu, tesis gerçekten küçükken çalışır. Kırıldığı noktalar hep aynı:

• İki kişi aynı anda yazınca. Resepsiyon rezervasyon girerken sahibi dosyayı açmışsa biri kaybolur.
• Aynı oda iki kez satılınca. Aracıdan gelen rezervasyon deftere geç işlenirse kapıda misafirle yüz yüze kalırsınız.
• Fatura ve tahsilat ayrı yerde durunca. Ay sonunda "bu para hangi rezervasyondu" sorusu cevapsız kalır.
• KBS bildirimi unutulunca. Defterde "bildirildi mi" diye bir sütun yoktur.
• Devir olunca. Defteri tutan kişi ayrıldığında sistemin tamamı onunla gider.

Küçük tesisin asgari düzeni

Beş şey yeterli; gerisi süstür:

1. Oda durumu. Hangi oda bugün boş, dolu, kirli — tek ekranda.
2. Rezervasyon kaydı. Misafir, tarih, tutar, kaynak. Kaynağın kayıtlı olması önemli: aracıdan mı doğrudan mı geldiğini sonradan bilemezsiniz.
3. Giriş ve çıkış. Adım adım sorulan, atlanamayan bir akış.
4. KBS bildirimi. Giriş kaydından hazırlanır; KBS'ye yalnız dosya yüklenir, misafir yeniden yazılmaz.
5. Fatura ve tahsilat. Rezervasyonun üstünde, ayrı bir defterde değil.

Kanal yöneticisi şart mı?

Cevap doluluğunuzun nereden geldiğine bağlı. Rezervasyonlarınızın çoğu aracı sitelerden geliyorsa, müsaitliği elle güncellemek sürdürülebilir değil — kanal yöneticisi şarttır. Doğrudan ve kurumsal rezervasyon ağırlıklı çalışıyorsanız bir süre onsuz da yürür.

Ürün seçerken bunu net sorun: "kanal yöneticisi dâhil mi, ayrı mı faturalanıyor?" Fiyat farkı genelde buradadır.

Fiyat beklentisi

Küçük tesis için aylık abonelik makul bir aralıkta olmalı; tesisin aylık cirosunun binde birkaçını geçen bir yazılım gideri, o tesis için yanlış üründür. Ayrıca kurulum ve veri taşımayı kimin yaptığını baştan sorun — "ücretsiz kurulum" bazen "kurulumu siz yaparsınız" demektir.